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档案核心期刊:新常态背景下的档案馆空间资源配置研究


2021-03-17    来源:北京档案    作者:李伟超;李琴;贾艺玮

摘要:档案馆空间是档案馆服务功能开展的重要载体和基础性资源。针对档案馆空间进行资源配置研究,为档案馆服务功能的转变及服务效能的提升提供有效支撑。本文探讨了新常态背景下档案馆空间的内涵,基于档案馆空间的底层需求,提出了以“统一、构建、调整”为核心思路的档案馆空间配置策略及优化路径,以期为档案馆空间配置的应用实践与理论研究提供参考。
  关键词:档案馆空间资源 需求转变 档案服务
  我国社会发展步入新常态,科学技术更迭愈加迅猛,这对社会大众的信息获取方式及文化需求产生了重大影响。在此社会背景下,档案管理工作显得尤为重要,正处于由传统模式向信息化、数字化模式转变的关键时期。档案馆作为信息及文化机构[1],新常态的时代背景为其开展工作带来了更多的新机遇、新挑战。面对日趋激烈而复杂的生存环境,档案馆更需要以多元化的服务理念、灵活的服务方式,去满足社会公众日趋复杂多变的档案需求,而如何在有限的资源约束条件下高质量地完成此项任务,则是未来档案馆工作开展所需持续面对的难题。

一、档案馆空间概述


  (一)档案馆空间研究
  空间是人们开展社会活动的重要载体,承载了一切活动开展所需要的资源。档案馆作为信息资源中心和区域文化传播基地,为政府机关、企事业单位、社会公众提供多元化的服务和产品,档案馆空间则是以档案馆为载体,提供并创造一种独特的场所和氛围供人们保管与利用档案资源。目前,学界有诸多学者对档案馆空间进行了研究,如周林兴等[2]运用SWOT方法对档案馆公共文化空间的内部要素和外部环境进行分析,并提出多种发展策略建议以提高档案馆公共文化空间的影响力。倪晓春[3]对综合档案馆公共文化空间建设的必要性和可行性进行了分析,并对公共文化空间的建设提出了相关建议。孙瑾等[4]提出以信息共享空间的创新模式来探索档案馆发展的新路径。曹宇[5]对档案馆在功能转变背景下的空间合理配置进行了研究,并对档案馆空间动态配置提出了一些建议。黄荷等[6]对我国综合档案馆的资源配置现状进行了分析,并针对资源配置不均、结构不合理等问题提出了针对性建议。上述研究对档案馆公共文化空间、信息共享空间、空间资源配置方面进行了有益的探索,但其提出的策略及建议皆为零散的、非系统的。鉴于此,本文将从档案馆工作的实际需求出发,对档案馆空间资源优化进行系统的研究。
  (二)档案馆空间运行模式
  档案馆空间存在的价值是通过利用档案馆内各种有形及无形的资源对档案资源提供保管及利用服务,是档案馆工作开展的基础。因此,档案馆空间不仅仅为有形的、物理意义上的空间,还包括无形的、虚拟化的空间——集成数据、信息与知识的信息空间,围绕档案信息保管和利用的业务交互空间,档案馆空间内馆员、用户意识或精神上的空间。这四种空间在档案馆内相互交融,从而形成了可提供档案保管与利用服务的档案馆共融空间。
  在这四种空间中,物理空间是档案馆空间的载体,业务交互空间是档案馆空间的服务应用,信息空间是连接物理空间与业务空间的纽带,意识或精神上的空间则是档案馆空间的最终作用对象。具体的档案馆空间运行模式如图1所示。

二、新常態下档案馆工作对空间资源的需求


  当前在新常态背景下,档案事业正处于转型时期,档案馆作为档案事业的主阵地,在转型过程中面临着较多且较为复杂的问题,加之新技术、新理念的不断涌现,使得档案馆在服务功能、资源配置、可持续发展等方面对空间资源的需求较为突出。
  (一)档案馆服务功能的转变
  在新常态影响下,社会各界对档案馆的服务提出了更高的要求,档案馆工作步入转型的关键时期,以保管为主的传统档案馆工作正逐渐延伸发展多项服务功能。档案事业的转型不可能是一蹴而就的,需要随着社会经济的发展动态且持续地进行改进。在此期间,档案馆也需重新审视自己的社会地位和职能,不断吸纳社会各界的有利资源,转变服务理念和服务方式,拓展和延伸服务内容,持续向社会提供高效且优质的产品和服务以满足社会公众对档案馆的众多需求。这种为适应外界变化而导致的档案馆内生性服务功能变革,需要档案馆对其空间资源进行持续优化与整合,但这也将为新时期档案馆工作的开展带来持续性的挑战。
  (二)档案馆空间资源配置不足
  国家档案局于2008年发布了《档案馆建设标准》,该标准规定了国家各级档案馆的建筑面积指标和馆藏档案数量。笔者通过国家统计局调查了2008年到2018年10年之间的档案馆数据[7],发现档案馆的平均建筑面积从2008年的1468平方米增长到了2018年的3170平方米,实现了翻倍。但是平均馆藏档案数量从2008年的7.9万卷(件)增长到了2018年的22.6万卷(件),增长了近3倍。由此,可以看出,档案馆建筑面积的增长还远未满足馆藏档案数量增长所对应的要求。所以整体来看,现今档案馆日常运转所需要的空间资源仍有较大缺口。
  (三)绿色档案馆发展的需要
  当前背景下,档案馆需持有“绿色、环保、低能耗”等可持续发展的理念以在满足社会需求的前提下尽可能减少对社会资源的浪费。2019年国家档案局发布《绿色档案馆建筑评价标准》[8],为档案馆的设计、建造及未来的馆舍使用提供了方向性的指引,即需要在有限资源投入的条件下,最大限度地深挖资源使用效率,提供绿色档案产品及服务,这也对未来档案馆空间的设计和使用提出了更高的要求。
  通过上述分析,不难发现档案馆对空间资源的利用具有“高效、绿色、可持续”等特征,而现有的档案馆因建设完成后其空间形态较为固定且不易调整,未能满足自身空间资源利用的需求,因此,亟待构建一种致力于实现空间资源优化配置的档案馆空间建设体系。
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