[摘要]在这个信息化高速发展、不断创新的时代，所有行业、企业都趋向办公自动化，包括高校也不例外，数字化、信息化高校，已经成为当今高校管理模式的发展趋势。利用现今的计算机网络技术、Internet技术、无线网络等技术，把传统的高校管理模式实实在在向信息化、自动化转变，所以加快高校管理信息化发展是必然的，高校对于信息化建设的投入也是越来越大，无纸化办公已经被人们特别是管理者越来越看重了。本文从现今我国高校办公自动化发展现状出发，并进行原因分析，提出移动OA作为辅助日常办公系统建设的一部分，展望我国的高校自动化系统创新发展前景。
[关键词]办公自行化；办公自行化系统；移动OA
[中图分类号]G640
[文献标识码]A
[文章编号]1671- 5918（ 2018） 06- 0041- 03
办公自动化系统即office automation.简称OA，是办公信息处理的自动化。随着计算机和互联网的发展，如今，无论中小学还是各大高等院校，信息化建设的步伐都在明显加快，国家早已出台相关意见要求高等院校要加强信息化建设，促进管理职能和工作作风的改变，有些重点院校的信息化建设甚至已经比较成熟。特别在高校当中，学生数量与教职T数量都在日益增长，各级管理部门与教学部门相对比较分散，许多高校都建立起了自己的信息化办公平台。而使用办公自动化系统更是高等院校促进信息化建设必不可少的改革，无纸化办公不仅可以减少资源的浪费，还是高校管理工作的创新体现，而且大大提高了T作效率，既有利于管理层更好地去协调统一各部门工作，也有利于学校信息动态及时传播给广大师生。所以高校办公自动化发展有迫切的需要。
一、我国高校办公自动化发展现状
虽然我国很早就已经提出办公自动化的发展规划，但是与企业相比，高校办公自动化系统的应用较为落后和迟缓，很多瓶颈问题逐步突。尤其信息化建设中部门之间的联系情况，很多高校的办公自动化系统功能完善，内部设计紧密结合实际，但是缺乏创新，难以令教职工真实参与到学校管理当中，而且部门与部门之间的信息交流乱七八糟，容易形成信息孤岛现象，信息与数据在部门之间无法有效流通，每个部门只是顾着完成自己的工作，缺乏协作性管理。而随着高校的发展，业务量增多，系统之间的独立工作已无法满足现实的管理需求，这样只会使得高校信息管理效率低下，整体协同工作可能性越发下降。高校的信息化建设应该是一项全局性的T作，而不应该是把每个部门孤立起来进行建设，部门之间的有效交流，才可以从根本上改变工作模式，提高工作效率。
高校信息化的整体发展缺乏有效的规划与标准。为什么重点高校的办公自动化建设如此发达与完善，而一般高校、民办高校的信息化建设却停滞不前？这与缺乏整体规划与发展目标、还有建设标准有莫大的关系。每一项事物的发展，离不开标准的保证与目标的确立，但是这些都需要从多层面进行整体规划的，不是说发展就能发展，说建设可以马上把系统创造出来。信息化建设的每一环节都需要不同层面的指导与规划，要有一定的保障体系明确其发展目标，而不是自己想怎么建设就怎么建设。这样只会导致高校信息化建设工作停滞不前、发展不平衡。我们需要的是一个建设的标准，一个规范的指导，而不是杂乱无章地随意开展信息化建设，这样出来的结果不可能适应高校的发展规划，也不可能符合目前我国信息化建设的统一目标。
与企业相比，高校的管理者相对比企业的管理者，后者更加重视办公自动化建设，前者的意识相对比较薄弱。随着教育机制的改革，高校里的管理工作只会越来越多，内容只会越来越繁重，要求也只会越来越高，高校的管理者如果还不改变传统的办公理念，还依赖纯手工的办公流程，只会加重办公人员的负担，也会降低各部门的办事效率，人员的配置与业务量的比例更是越拉越远，很有可能出现几个人干同一样工作。所以从高校管理者的角度出发，研究办公自动化系统是管理方式的转变，是把高校管理推向一个新的高度，是与时俱进的必经之路，也是实现资源全球化的有效途径。
对于高校而言，学校之间的竞争除了表面的学术水平、教育水平的竞争，还包含了高校内部的管理制度与工作效率的竞争。为什么有些高校已经投入使用办公自动化系统但效益却不明显，那是因为他们的办公自动化管理还只是停留在简单信息管理层面，缺乏对重大事件的辅助决策支持功能，所以工作效率并没有明显提高，相反还会因为工作人员有限的操作水平而降低了工作效率。但是如果现代社会的高校办公模式还停留在纸质化的文件传递基础上，那么势必导致落后。
二、高校办公自行化系统存在问题
（一）普及性低
某些学校办公自动化系统到目前为止，普及性还是比较低，基本只有行政人员在使用。因为除了行政人员要坐班，其他老师存在上课地点不定、时间不定、坐班时间不定等因素，而且也不是每个教研科组办公室都有电脑分配，再加上网络要求等因素，遇上领导外出公干，还是无法及时处理相关的公文签发或者审批。另外，学院领导们也还是看重纸质文件的存在，如一些涉及重要事项的申请、批文，学院领导还是会认为纸质版的签名文件更有实质性和效力性。这对于普通行政人员、教职工来讲，办公自动化系统也成了可有可无的一部分了，领导越是认可纸质版的文件、人工化的流程操作，那么使用这个系統的用户就越少。这也最终导致有些教职工根本没有机会、没有时间，也没有意识去使用这个系统。还有一种原因，就是现今QQ群、微信群的广泛应用，更加削弱了OA系统的普及性。
（二）实用性低
有些高校OA系统首页，显示出来的相关学院新闻、学院通知等都是大半年前的内容，已经没有参考性了。或者是系统菜单里面很多点击打开后不是链接错误就是没有数据，根本体现不了该功能的主旨。另外，系统里面部分功能对于广大教职T来讲是意义不大的，反之，很多对于教职工来讲很实用的功能却没有或者无法实现。很多高校的办公自动化系统都有十多种功能，但是很多功能却因为其他部门的管理人员没有即时更新数据，导致教职工使用不上，可见浪费了如此人性化的菜单设计。
（三）便捷性低
我认为，一个系统是否好用，很多人第一时间都会从这个系统是否方便操作去评价，一个系统如果操作不方便，肯定会受到用户摒弃。目前为止，很多高校的办公自动化系统只能在校内网络登陆，校外网络就无法登陆，这一点已大大降低了其便捷性。其次，登陆后的首页界面上很多其实是与教职T切身利益无关的菜单，用户登录后要不断地寻找才发现与自己有关的功能，久而久之，系统就容易被大家冷落了。因为大家都认为，没有课程安排的时候，在家里用电脑或者手机挂着QQ，开着飞信，就已经可以接收所有与自己切身利益、工作安排有关等讯息，为何还要大费周章回到学校登陆办公自动化系统呢？
像现在，即使我国很多高校里的办公自动化系统已经上线运行很长一段时间，但仍有教职工们还是习惯像以前一样逐个部门地去跑一份申请流程，而且必须要找好几个部门领导审批，遇上某个领导不在，就又要搁置等到领导回校才可以继续，这不仅降低了办事效率，也浪费大家的时间和精力，假如高校办公自动化系统能与其他平台合作研发能在手机客户端或者开通外网接口登陆，我相信教职工们会更乐意去应用系统，系统的操作也会更加便捷，领导们即使不在校内，通过登陆办公自动化系统，就可以查看到需要审批的文件，办事效率也大大提高。
（四）先进性低
若从一个普通用户的角度评价一个系统的先进性，我认为可以先从系统对于浏览器的兼容性进行评价，原有的办公自动化系统只能使用IE浏览器进行登陆，兼容性比较低，若用户本身是使用没有使用IE浏览器或IE核心的浏览器习惯，又要重新下载合适的浏览器去进行系统登陆，一定程度上是给部门用户带来麻烦，若一个系统先进性较高，一般是系统适应不同的操作环境，而不是需要用户改变使用习惯来迁就系统，若用户在不同的计算机上进行登陆，碰巧这些计算机设备都不使用IE浏览器，那么我相信很多用户会宁愿放弃使用该系统，也不会一次又一次为了使用系统而安装新的浏览器。
再从另一方面进行评价，就是系统应用界面设计方面，用户操作界面设计也会影响用户对系统的使用情况。从我个人意见来讲，我认为只有旧式的界面设计才会采取纯文字的表现方式，现在很多软件的应用界面都采取图像进行交互设计，使用户有更直观的界面操作。所以界面设计如果不新颖，跟不上时代发展，还是单纯套用以前简单的版面模式，用户看着也会觉得没有吸引力，甚至降低用户使用系统办公的积极性。
三、原因分析与改革创新——移动OA的推广与普及
随着智能手机与无线网络、4G等网络制式的普及，高校办公自动化不应该还停留在电脑操作的层面，应尝试推进移动OA的使用。每个高校OA系统的设计初衷都是为了方便学校领导管理、方便教职工日常使用，移动OA更体现了这方面的特点。
（一）原因分析
1.管理体制方面
长期以来，受旧管理体制影响，很多人对于高校办公活动还只是停留在简单的收、发公文，表格处理，信息交流等基本的上传下达层面，虽然已经使用办公自动化系统，但很多具体办公流程还是采取半手工半自动的模式，办公自动化功能还是很单一，既没有专门的领导组织指挥全院的办公自动化工作建设，各部门之间也没有很好的协同合作，形成信息孤岛，甚至有些部门分工、职责不明确，导致经常出现部门之间的踢皮球、互相推诿现象，进一步阻碍了高校信息化建设。另外，有些高校也没有制定整体信息化建设发展规划，缺乏明确的信息化发展目标，更没有相关的规章制度保障办公自动化的建设与发展，没有科学、合理的管理体制，肯定确保不了办公自动化系统的建设与应用，这甚至会使办公自动化系统成为鸡肋，嚼之无味，弃之可惜。要改变这种局面，就必须从管理体制上进行改革创新，转变工作作风，建立完善的管理制度，促进部门之间的通力合作，这才有利于高校办公自动化的建设与发展。
2.用户习惯方面
由于大部分教职工还是习惯传统的办公流程，对于无纸化办公还是不太适应。高校内少不了有相对一部分的老教师，而且很多领导都是上了一定的年纪，他们大部分都是文化层次较高的老教授，但是也正因为他们的年龄较大，已经习惯于传统的办公模式，不习惯使用计算机，更不习惯接受一些新鲜的事物。像平时一般的申请审批流程，其实办公自动化系统早已设置好这方面功能，包括每个流转的用户节点，系统都已根据实际流程进行设置，但碍于人们的使用习惯，这方面的功能很少應用。
另一方面，作为推动办公自动化系统发展的重要因素，高校信息化建设很多时候取决于高校领导的重视程度，各级、各部门领导首先要起到很好的带头作用，主动使用办公自动化系统，更新管理理念，带领并组织下属教职T熟悉使用办公自动化系统，只有他们在日常'-作方面充分运用办公自动化系统，下属的教职T们才会深刻体会到此系统的必要性。还有，电子化的流程领导们认为无法清楚具体的申请内容，并且人工解释更清晰于他们查看文字说明。既然领导都默认审批申请还是走传统的纸质流程，下属的教职r更加会遵循这原则，即使办公自动化系统早已实现这项功能，教职工还是“乐意”像以往一样，一个部门接着一个部门地去审批一份文件。
（二）移动OA的推广与普及
移动OA作为一款应用程式，不仅在计算机上可以操作，还可以在手机、平板电脑上进行操作，还可以结合教职工们使用得最多的即时通信T具如微信、QQ、电子邮箱等，利用这些软件平台满足他们目前的工作需要，从而推动高校办公自动化的发展。
对于资金较少的学校，可以采用一些简单版本的免费移动OA平台，让凡是使用智能手机的教职工都安装上这个应用，并鼓励年轻教职工引导老教师们去接受与使用，减低他们抵触情绪。对于有专项资金的学校，更好的就是邀请团队或企业量身定造一款移动OA，结合学校本身的实际情况，结合教职工的使用需求，并与原来的高校办公系统相对应，加强无纸化办公的高效性。
作为高校办公自动化系统的辅助帮手，移动OA的性能要求上，可以率先推出与教职工日常使用较为密切的项目，如通讯录查询、流程审批、课程查询、文档查询等功能，还应按照部门划分数据库，每个部门的资料都可以进行上存、共享与下载，部门之间的信息交流更为密切。
四、结论与展望
当前国内外对于办公自动化的需求非常旺盛，特别是高校管理这一领域，国家甚至出台相关政策扶持高校信息化建设，可见我國的高校信息化发展也将会越趋稳定，而且高校办公自动化将是高校管理水平提升的重要体现，也是必然的发展趋势，因此办公自动化系统实际应用中具有广阔的推广前景。论文的核心目标建立一个适应教职工日常使用的并符合实际情况的办公自动化系统，教职工在使用该系统后，能真正做到办公自动化，减少重复工作的出现，从根本上提高工作效率。
随着无线网络与智能手机的普及和应用，移动OA将是未来办公自动化发展的新趋势。只要有一台可以接入网络的智能手机，下载一个办公自行化APP应用就可以随时随地查看学校最新动态、浏览最新通知并发布最新消息，甚至在候机厅就可以完成文件的查阅与审批，在高铁上就可以完成申请的提交，真正做到随时随地办公。但始终移动OA涉及的网络问题与数据传输问题将更加复杂，但我相信随着移动通讯技术、网络技术的发展，移动OA很快将会实现并应用到工作当中。从长远角度考虑，更希望国家、省、甚至市层面会多出台关于高校办公自动化建设的扶持项目与政策，进一步统一明确高校信息化建设的目标。也希望高校领导层面人员更加重视对于办公自动化系统的开发与应用，使其真正惠及广大高校教育工作者，也使我国高校信息化建设迈向新的一步。最后，在这个信息量巨大的时代，从我们自身来讲，学会把握有用的信息与数据，不断创新，将为我们以后发展提供很大的帮助。我们也要时刻关注信息技术的发展，因为未来肯定是一个信息化的社会，当所有生活模式、工作模式、学习模式都向信息化靠拢的时候，我们更要提高学习信息化的觉悟，在理论知识的指导下，把新的技术引入我们高校领域的信息建设工作中来，把更先进、更完善的技术应用到办公自动化系统的建设中来，希望总有一天，通过信息化建设，不仅是高校内部门之间有效协同工作，甚至不同高校之间也可以实现资源的共享。
参考文献：
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高校办公自动化系统的现状分析与移动OA的发展
2018-05-28 来源:湖北函授大学学报 作者：刘莹
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